microsoft Word , Kkpi Kelas X

2.3. Mempersiapkan Perangkat Lunak Pengolah Kata

Karena Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, maka sebagai contoh aplikasi kita akan menjelaskan langkah-langkah pengoperasian Perangkat Lunak tersebut. Dengan asumsi bahwa sebagian besar aplikasi yang sama juga memiliki fasilitas serta fitur-fitur yang sebagian besar sama dengan MS Word.

Dalam lingkungan MS Windows kita bisa mengakses sebuah aplikasi yang sudah diinstal terlebih dahulu melalui lebih dari satu cara, antara lain:

1. Melalui Start

Langkah – langkahnya adalah :

Klik start > Programs, baru masuk ke folder MS Office. Atau mungkin langsung dari klik start > Programs > Microsoft Word.

2. Dari shortcut yang sebelumnya kita buat terlebih dahulu.

Langkah – langkahnya adalah dengan klik ganda shortcut yang akan dibuka

3. Dari Start > Run lalu kita pilih Browse.

Langkah – langkahnya adalah tinggal kita cari letak dari file yang akan kita buka. Misalnya di Program Files\Microsoft Office\Winword.exe. Setelah terpilih klik Ok.

4. Cara lain adalah melalui Windows Explorer, lalu kita cari lokasinya seperti pada langkah no. 3.

5. Sedangkan yang terakhir adalah melalui fasilitas pencarian yang dimiliki oleh Windows.

Langkah langkahnya adalah klik start > Search > All files and folders. Pada form isian kita bisa menuliskan nama file yang ingin kita cari, misalnya winword. Setelah ditemukan tinggak klik maka file tersebut akan dieksekusi.

Setelah tereksekusi maka aplikasi MS Word akan dijalankan dan menampilkan lingkungan kerja sebagai berikut:

Sedangkan tampilan pada lingkungan kerja Open Office.org Writer adalah sebagai berikut:

Gambar 7. Lingkungan kerja OpenOffice.org Writer di platform Linux

2.4. Rangkuman Kegiatan Belajar 1 :

Perangkat Lunak Word Processor (selanjutnya disebut pengolah kata) adalah suatu program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki banyak keistimewaan dan sangat profesional dibanding dengan program teks yang sudah ada. Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, hampir disemua instansi pemerintah dan perusahaan-perusahaan menggunakannya.

3. KEGIATAN BELAJAR 2

3.1. Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu mengenali menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.

3.2. Mengenali Lingkungan Kerja

3.2.1. Menu dan Toolbar

Menu menampilkan sekumpulan perintah. Beberapa di antaranya selain berupa teks juga memiliki gambar (image) yang menjadi simbolnya sehingga mudah mengasosiasikan keduanya.

Sebagian besar menu terletak pada menu bar, sedangkan toolbar adalah sebuah baris memanjang yang bisa terdiri dari button (tombol), menu, atau kombinasi keduanya. Biasanya dapat diaktifkan atau dinonaktifkan melalui View > Toolbars

Gambar 8. Keterangan menu dan toolbar

3.3. Keyboard Shortcut

Kunci shortcut berfungsi untuk mengakses perintah dengan menggunakan keyboard, yang sebagian besar mengacu pada layout keyboard U. S. Untuk sebagian pengguna yang sudah banyak mengetahui kombinasi kunci-kunci ini biasanya lebih senang bekerja tanpa menggunakan mouse. Karena akan banyak menghemat waktu dan mempercepat pekerjaan.

Di bawah ini terdapat daftar kombinasi kunci pada keyboard yang sering digunakan untuk mengeksekusi perintah dalam aplikasi MS Word.

Kombinasi Shortcut yang sering digunakan	Fungsi
CTRL+N	Membuat sebuah dokumen baru
CTRL+O	Membuka dokumen
CTRL+W	Menutup dokumen
ALT+CTRL+S	Memecah jendela dokumen
ALT+SHIFT+C	Mengembalikan dokumen setelah dipecah
CTRL+S	Menyimpan dokumen
CTRL+B	Membuat cetak tebal
CTRL+I	Membuat huruf miring
CTRL+U	Membuat huruf bergaris bawah
CTRL+SHIFT+<	Mengurangi ukuran huruf
CTRL+SHIFT+>	Memperbesar huruf
CTRL+C	Menyalin teks atau obyek terpilih
CTRL+X	Memotong teks atau obyek terpilih
CTRL+V	Menempelkan teks atau obyek
CTRL+Z	Membatalkan aksi sebelumnya
CTRL+Y	Menjalankan lagi aksi terakhir
CTRL+F	Mencari teks dan item-item khusus
ALT+CTRL+Y	Mengulangi pencarian (setelah menutup jendela Find and Replace)
CTRL+H	Mengganti teks, format spesifik, dan item khusus
CTRL+G	Menuju ke page, bookmark, footnote, tabel, comment, graphic, atau lokasi lain
ALT+CTRL+HOME	Melakukan penelusuran melalui sebuah dokumen
ALT+CTRL+P	Mengubah ke print layout view
ALT+CTRL+O	Mengubah outline view
ALT+CTRL+N	Mengubah normal view
BACKSPACE	Menghapus ke kiri satu karakter
CTRL+BACKSPACE	Menghapus ke kiri satu kata
DELETE	Menghapus ke kanan satu karakter
CTRL+DELETE	Menghapus ke kanan satu kata
CTRL+SHIFT+F	Mengubah font
CTRL+SHIFT+P	Mengubah ukuran font
CTRL+]	Menambah ukuran font per 1 point
CTRL+ [	Mengurangi ukuran font per 1 point
CTRL+D	mengubah format karakter (perintah font, menu format)
SHIFT+F3	Mengubah besar kecilnya huruf
CTRL+SHIFT+A	Memformat huruf menjadi besar semua (capital)
CTRL+SHIFT+W	Menggaris bawahi kata tanpa spasi
CTRL+SHIFT+D	Memberi garis bawah ganda pada teks
CTRL+SHIFT+H	Membuat teks yang tersembunyi
CTRL+SHIFT+K	Memformat huruf menjadi huruf besar tetapi berukuran kecil
CTRL+EQUAL SIGN	Membuat format subscript
CTRL+SHIFT+PLUS SIGN	Membuat format superscript
CTRL+SPACEBAR	Menghilangkan format karakter manual
CTRL+SHIFT+Q	Mengubah font menjadi simbol
CTRL+A	Mengeblok seluruh data

Tabel 1. Daftar kunci shortcut yang sering digunakan dalam MS Word

Untuk mencari informasi mengenai kombinasi lainnya tekan saja tombol F1 atau Help lalu masukkan kata kunci keyboard shortcut, maka akan ditampilkan seluruh perintah yang ada dalam MS Word.

3.4. Operasi Dasar

3.4.1. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen yang baru juga memiliki lebih dari satu cara:

1. Klik File > New

Gambar 9. File > New

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + N

3. Dan klik pada icon

Kemudian akan muncul lembar kerja kosong seperti Gambar 3.6, baru mulai membuat atau mengetik naskah.

3.4.2. Menyimpan Dokumen

Setelah bekerja dengan dokumen yang baru kita perlu melakukan penyimpanan terhadap dokumen tersebut untuk mengantisipasi bila nanti kita perlu bekerja dengan dokumen itu kembali. Cara-cara yang bisa dilakukan adalah:

1. Klik File > Save

Gambar 10. File > Save

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + S

3. Dan klik pada icon

Dalam menu File juga terdapat perintah Save As yang dimaksudkan untuk menyimpan file yang sudah ada sebelumnya dengan nama yang lain. Hal ini ditujukan bila kita ingin melakukan perubahan terhadap sebuah file namun file aslinya masih tetap kita pertahankan.

Ketika kita ingin menyimpan sebuah dokumen baru maka yang akan muncul setelah mengeksekusi perintah simpan adalah sebuah jendela Save As. Kita harus memasukkan sebuah nama untuk mengidentifikasi file tersebut setelah sebelumnya kita tentukan lokasi penyimpanannya.

Sedangkan untuk type file terdapat berbagai macam pilihan, untuk type asli file kita akan disimpan dengan ekstensi doc. Pilihan type yang lain tergantung dari kebutuhan kita terhadap file tersebut. Bisa berupa txt bila tanpa menggunakan tambahan obyek lainnya seperti gambar. Atau bila kita ingin membuat sebuah halaman web maka bisa dipilih type web page (html).

Gambar 11. Jendela Save atau Save As

3.4.3. Membuka Dokumen

Dalam pengoperasian Perangkat Lunak MS Word disamping kita mampu membuat dokumen baru juga dituntut untuk bisa membuka dan menutup dokumen yang sudah kita buat guna untuk perbaikan-perbaikan apabila terjadi kesalahan pada dokumen tersebut.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:

1. Klik File > Open

Gambar 12. File > Open

1. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O

2. Dan klik pada icon

Ketiga cara di atas akan mengaktifkan jendela Open, kemudian kita tinggal mencari file mana yang akan kita buka.

Gambar 13. Jendela Open

3.4.4. Menutup Dokumen

Setelah berhasil membuka sebuah file maka kita harus bisa menutupnya secara benar, tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya harus disimpan dulu.

Cara yang bisa ditempuh adalah sebagai berikut:

1. Klik File > Close

Gambar 14. File > Close

2. Dan klik pada icon X yang terletak di sebelah kanan atas lembar kerja.

4. KEGIATAN BELAJAR 3

4.1.         Tujuan Pemelajaran

Siswa mampu melakukan editing sederhana, isian berulang menggunakan Perangkat Lunak pengolah kata MS Word.

4.2.     Melakukan Editing Dan Formatting Sederhana

Untuk membuat sebuah naskah yang bagus kita bisa memanfaatkan berbagai macam fasilitas yang disediakan oleh MS Word, terutamafasilitas formatting yang sudah diletakkan dalam sebuah toolbar tersendiri.

Gambar 15. Toolbar Formatting

Pada toolbar tersebut sudah tersedia fasilitas-fasilitas untuk mengubah jenis huruf (font style), ukuran huruf (font size), format huruf, perataan (alignment), spasi baris, penandaan dan penomoran, jarak masuk paragraf, batas tepi, highlight, serta warna font.

Sedangkan untuk fasilitas lainnya bisa diakses melalui menu Format.